Criterio de caja en el IVA: pagar el impuesto solo cuando cobras

Emite la factura el 5 de marzo, ingresa el IVA el 20 de abril y el cliente le paga en septiembre. Durante seis meses ha adelantado usted un impuesto que todavía no ha cobrado. El criterio de caja en el IVA existe precisamente para eso: permite que el impuesto se devengue cuando cobra, no cuando factura. Antes de acogerse conviene entender la letra pequeña, porque tiene una contrapartida importante.

En qué consiste el criterio de caja en el IVA

El régimen especial del criterio de caja (RECC) es un régimen optativo del IVA, regulado en los artículos 163 decies a 163 sexiesdecies de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido y desarrollado en los artículos 61 septies a 61 undecies de su Reglamento (Real Decreto 1624/1992). Lo creó el artículo 23 de la Ley 14/2013 y produce efectos desde el 1 de enero de 2014, al amparo del artículo 167 bis de la Directiva 2006/112/CE.

La regla general del IVA es que el impuesto se devenga con la entrega del bien o la prestación del servicio, con independencia de que se cobre o no. Quien está acogido al criterio de caja rompe esa regla: el artículo 163 terdecies LIVA establece que el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio, por los importes efectivamente percibidos.

Aquí aparece la contrapartida, y es la razón por la que este régimen se conoce como «criterio de caja doble». Si usted difiere el IVA repercutido hasta el cobro, también difiere el IVA soportado hasta el pago. El derecho a deducir las cuotas que le repercuten sus proveedores no nace con la factura, sino cuando usted la paga. Dicho de otro modo: no se deduce lo que debe, solo lo que ya ha pagado.

Requisitos para acogerse al criterio de caja

Los requisitos son pocos y se comprueban sobre el ejercicio anterior. Conviene revisarlos con calma antes de marcar la casilla en el modelo 036, porque superarlos no es una infracción, pero sí expulsa del régimen.

• Volumen de operaciones. Que el del año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros (art. 163 decies.Uno LIVA). Si empezó la actividad a mitad del año anterior, el importe se eleva al año.
• Actividad iniciada este año. Quien no realizó actividad empresarial o profesional el año anterior puede aplicar el régimen en el año en curso sin más comprobación.
• Cobros en efectivo. Que los cobros en metálico de un mismo destinatario durante el año natural no superen los 100.000 euros (art. 61 nonies RIVA). Superar esa cifra con un solo cliente expulsa del régimen.
• Opción expresa. El régimen nunca se aplica de oficio: hay que optar. Y la opción se refiere a todas las operaciones del sujeto pasivo que no estén legalmente excluidas.

Operaciones que quedan fuera aunque usted esté acogido

El artículo 163 duodecies.Dos LIVA excluye determinadas operaciones, que siguen tributando por la regla general aunque el resto de su actividad vaya por caja:

• Otros regímenes especiales. Simplificado (módulos), agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia, oro de inversión, servicios prestados por vía electrónica y grupo de entidades. Si tributa en módulos o en estimación directa, conviene revisar bien esta incompatibilidad.
• Exportaciones y entregas exentas. Las de los artículos 21 a 25 LIVA, incluidas las entregas intracomunitarias.
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes. Quedan siempre fuera del régimen.
• Inversión del sujeto pasivo. Los supuestos de los números 2.º, 3.º y 4.º del artículo 84.Uno LIVA.
• Importaciones y operaciones asimiladas a las importaciones.
• Autoconsumos. Los del artículo 9.1.º y las operaciones asimiladas del artículo 12 LIVA.

Opción, renuncia y exclusión paso a paso

Todo el circuito se articula mediante la declaración censal, el modelo 036. Los plazos son cerrados y no admiten presentación fuera de tiempo, así que quien se lo plantea en verano debe anotar diciembre en la agenda.

1. Optar por el régimen. Se ejercita en el modelo 036, bien al presentar la declaración de comienzo de actividad, bien durante el mes de diciembre anterior al inicio del año natural en que deba surtir efecto (art. 61 septies RIVA). La opción se entiende prorrogada de año en año.
2. Adaptar la facturación. Desde el 1 de enero, todas las facturas de operaciones acogidas deben incorporar la mención «régimen especial del criterio de caja» (art. 61 undecies RIVA, en relación con el artículo 6.1.p del Real Decreto 1619/2012).
3. Ajustar los libros registro. Hay que anotar las fechas e importes de cobro y de pago, parcial o total, y la cuenta bancaria o medio empleado. Las operaciones se anotan primero en el plazo ordinario y se completan cuando se produce el cobro o el pago.
4. Renunciar, si no compensa. La renuncia se comunica también por modelo 036, en el mes de diciembre anterior al año en que deba surtir efecto, y tiene una validez mínima de tres años (art. 61 octies RIVA). No es una decisión reversible al trimestre siguiente.
5. Vigilar la exclusión. Si supera los 2.000.000 € de volumen de operaciones o los 100.000 € de cobros en efectivo de un mismo cliente, queda excluido con efectos en el año inmediato posterior (art. 61 nonies RIVA). Si en ejercicios siguientes vuelve por debajo de los límites, puede optar de nuevo.

Régimen general y criterio de caja, uno al lado del otro

La tabla resume las diferencias que de verdad se notan en la tesorería y en la contabilidad de un autónomo o una pequeña empresa de Alicante o Elche.

A quién le conviene de verdad y a quién no

El criterio de caja no es mejor ni peor que el régimen general: es una herramienta de tesorería. Funciona bien cuando el problema real del negocio es que cobra tarde y paga pronto.

Perfiles a los que suele compensar

• Plazos de cobro largos. Servicios profesionales o suministros a empresas que pagan a 60 días o más, con clientes solventes pero lentos.
• Cliente final particular. El diferimiento del artículo 163 quinquiesdecies solo penaliza a los clientes empresarios o profesionales; a un consumidor final le resulta indiferente.
• Margen alto y pocas compras. Si compra poco, difiere poco IVA soportado y conserva casi todo el efecto favorable.
• Morosidad recurrente. Evita adelantar el IVA de facturas que acabarán impagadas, sin esperar al procedimiento de reclamación de la factura impagada para recuperarlo.

Perfiles a los que normalmente no compensa

• Cobro al contado. Comercio minorista, hostelería o cualquier actividad que cobra en el acto: el diferimiento no aporta nada y las obligaciones registrales sí pesan.
• Muchas compras a crédito. Si usted paga a sus proveedores a 90 días, el diferimiento del IVA soportado puede neutralizar o incluso invertir la ventaja.
• Clientes empresa exigentes. El riesgo comercial de que le rechacen como proveedor pesa más que el beneficio financiero.
• Operativa intracomunitaria intensa. Buena parte de sus operaciones quedaría fuera del régimen, con lo que la gestión se complica sin contrapartida.

Un ejemplo con números

Una asesoría de Alicante factura 10.000 € más 2.100 € de IVA el 20 de febrero, con vencimiento a 90 días. En régimen general declara esos 2.100 € en el modelo 303 del primer trimestre y los ingresa antes del 20 de abril, aunque no cobre hasta el 20 de mayo: adelanta el impuesto durante más de un mes. Acogida al criterio de caja, el devengo se produce el 20 de mayo y el ingreso se realiza con el segundo trimestre. Si ese mismo despacho compra material por 3.000 € más 630 € de IVA y lo paga a 60 días, esos 630 € tampoco se deducen hasta el pago efectivo. El resultado neto depende, siempre, de la diferencia entre sus plazos de cobro y sus plazos de pago.

Obligaciones formales que conviene no subestimar

Acogerse al criterio de caja añade trabajo administrativo. No es un trámite que se hace una vez en diciembre y se olvida: condiciona cada factura y cada anotación durante todo el ejercicio.

Además de la mención obligatoria en factura y del detalle de cobros y pagos en los libros registro del autónomo, hay dos reglas de plazo que conviene tener presentes. La factura debe expedirse en el momento de realizarse la operación, salvo que el destinatario sea empresario o profesional, en cuyo caso el límite es el día 16 del mes siguiente. Y las operaciones se anotan en los libros en los plazos ordinarios, completándose después con los datos de cobro o pago cuando estos se producen.

El régimen también prevé qué ocurre en situaciones de insolvencia. El artículo 163 sexiesdecies LIVA anticipa, en la fecha del auto de declaración de concurso, el devengo de las cuotas repercutidas pendientes y el nacimiento del derecho a deducir las soportadas pendientes de pago. Es un punto técnico, pero explica por qué el control documental de los cobros deja de ser una formalidad y pasa a ser prueba: el artículo 163 terdecies exige acreditar el momento del cobro y del pago.

Preguntas frecuentes

Este artículo contiene información general actualizada a la fecha de publicación y no sustituye al asesoramiento fiscal individualizado. La normativa tributaria cambia con frecuencia y su aplicación depende de las circunstancias concretas de cada contribuyente; antes de optar por el régimen especial del criterio de caja o de renunciar a él, consulte con un profesional.