Gastos del teletrabajo en la empresa: compensaciones, nómina y control horario

Desde la pandemia, muchas pymes de Alicante mantienen a parte de su plantilla trabajando desde casa varios días a la semana. Lo que no siempre se ha hecho es poner en orden los gastos del teletrabajo en la empresa: quién paga el portátil, la conexión o la luz, cómo se refleja en la nómina y cómo se controla la jornada. Un descuido en cualquiera de estos puntos puede acabar en una reclamación del trabajador o en un acta de la Inspección de Trabajo.

En este artículo le explicamos, de forma práctica, qué exige la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, cómo tratar fiscalmente las compensaciones y qué debe tener en cuenta sobre el registro de jornada.

¿Cuándo hay teletrabajo a efectos legales?

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, se aplica cuando el trabajo en remoto es regular, es decir, cuando alcanza al menos el 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses (o el porcentaje proporcional según la duración del contrato). Por debajo de ese umbral no se aplica el régimen completo de la ley, aunque sí las normas generales del Estatuto de los Trabajadores.

Si su empresa está en ese supuesto, las reglas básicas son:

• El teletrabajo es voluntario para ambas partes y reversible: no puede imponerse por decisión unilateral ni mediante una modificación sustancial de condiciones.
• Debe formalizarse un acuerdo de trabajo a distancia por escrito, antes de empezar, con un contenido mínimo (inventario de medios, gastos y su compensación, horario, lugar de trabajo, duración, etc.).
• La empresa debe entregar copia del acuerdo a la representación legal de los trabajadores y remitirla a la oficina de empleo.
• El trabajador a distancia tiene los mismos derechos que el presencial, incluida la formación, la promoción y el derecho a la desconexión digital.

Gastos del teletrabajo: qué debe asumir la empresa

El artículo 12 de la Ley 10/2021 es claro: el desarrollo del trabajo a distancia debe ser sufragado o compensado por la empresa, y no puede suponer que el trabajador asuma gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados a su actividad laboral.

En la práctica, esto se traduce en tres tareas:

1. Dotar de medios. Ordenador, pantalla, teléfono, silla ergonómica si procede, licencias de software y el mantenimiento de todo ello. Conviene recogerlo en un inventario firmado dentro del acuerdo.
2. Compensar gastos corrientes. La parte proporcional de internet, electricidad o climatización atribuible al trabajo. El convenio colectivo aplicable puede fijar un importe o un mecanismo de cálculo; si no lo hace, debe pactarse en el acuerdo individual.
3. Revisar el convenio. Varios convenios sectoriales ya fijan una cantidad mensual por teletrabajo. Aplicar una cantidad inferior a la del convenio es una fuente habitual de reclamaciones.

Los tribunales han señalado que, a falta de convenio o acuerdo que concrete la compensación, el trabajador puede reclamar individualmente los gastos que acredite. Por eso es preferible dejarlo pactado desde el principio.

Cómo tratar la compensación en la nómina: IRPF y cotización

Aquí es donde más errores vemos. El tratamiento de la compensación de gastos del teletrabajo depende de cómo se articule:

Reembolso de gastos reales y justificados

La Dirección General de Tributos ha interpretado, en consultas vinculantes como la V3461-20, que cuando la empresa se limita a resarcir gastos efectivamente soportados y necesarios para el trabajo, esa cantidad no constituye renta para el trabajador. Si lo abonado excede del gasto real, el exceso sí tributa como rendimiento del trabajo.

Cantidad fija «a tanto alzado»

Si la empresa paga un importe mensual fijo sin vincularlo a gastos concretos, existe un riesgo claro de que Hacienda lo considere rendimiento del trabajo sujeto a retención. En cambio, el ordenador, el teléfono o el mobiliario que la empresa cede para trabajar no se consideran, con carácter general, retribución en especie mientras se destinen a la actividad laboral.

En cuanto a la Seguridad Social, las compensaciones de naturaleza indemnizatoria, debidamente justificadas y documentadas, suelen quedar fuera de la base de cotización; una cantidad fija desligada de gastos reales puede tratarse como salario. La clave está siempre en la documentación: desglose en nómina, criterio de cálculo y soporte de los gastos.

Registro de jornada también en casa

El teletrabajo no exime de la obligación de registrar diariamente la jornada, vigente desde mayo de 2019. El registro debe reflejar la hora de inicio y fin de cada jornada, conservarse durante cuatro años y estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Además, el Gobierno tiene en tramitación un nuevo reglamento que obligará a que el registro sea digital y accesible en remoto por la Inspección, cuya aprobación estaba prevista para septiembre de 2026 tras incorporar las observaciones del Consejo de Estado. Si su empresa sigue con hojas en papel o un Excel, es buen momento para migrar a una herramienta de fichaje que funcione desde casa.

Cinco pasos para tener el teletrabajo en regla

• Identifique qué trabajadores superan el 30 % de jornada en remoto.
• Firme o actualice el acuerdo escrito de trabajo a distancia con todos ellos.
• Haga inventario de los medios entregados y pacte la compensación de gastos conforme al convenio.
• Revise cómo figura la compensación en nómina y su tratamiento en IRPF y cotización.
• Implante un registro de jornada fiable que funcione también en remoto.

Orden hoy, tranquilidad mañana

Los gastos del teletrabajo en la empresa no son un detalle menor: afectan al acuerdo laboral, a la nómina, a la fiscalidad y al control de jornada. Poner orden ahora cuesta poco y evita reclamaciones y sanciones. Si tiene dudas sobre cómo encajar el teletrabajo en su empresa, nuestro equipo de consultoría de empresa puede ayudarle a diseñar una política completa.