Facturar a clientes de la UE: ROI, modelo 349 e IVA

Le llega el primer encargo de una agencia de Berlín o de un distribuidor de Milán y aparece la duda de siempre: ¿pongo IVA o no? Facturar a clientes de la Unión Europea sin repercutir IVA es perfectamente legal, pero solo cuando se cumplen unos requisitos previos que muchos autónomos y pymes de Alicante descubren tarde, cuando ya ha llegado la propuesta de liquidación. Vamos a ordenarlo.

Facturar a clientes de la Unión Europea sin IVA no es una opción: es un régimen con requisitos

El error de partida es pensar que basta con que el cliente esté en otro país de la Unión para dejar el IVA fuera de la factura. No funciona así. La normativa distingue dos cosas que conviene separar desde el principio.

Primero, qué está vendiendo: no tributa igual un servicio que una entrega de bienes. Segundo, a quién se lo vende: no es lo mismo una empresa (B2B) que un consumidor final (B2C). De esas dos preguntas depende todo lo demás.

Y por encima de ambas hay un requisito instrumental: estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios y que su cliente también lo esté. Sin eso, el resto del esquema se cae.

El alta en el ROI y la validación en el censo VIES

El alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) es lo que le asigna un NIF-IVA, que en España coincide con su NIF precedido del prefijo ES. Ese número es el que le identifica ante las administraciones tributarias del resto de Estados miembros y el que le hace figurar en el censo VIES, la base de datos europea que permite comprobar que un operador está efectivamente registrado.

Se solicita mediante declaración censal, modelo 036, marcando la casilla de solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios e indicando la fecha prevista de la primera operación. Estos son los pasos:

1. Presente el modelo 036. Marque la solicitud de alta en el ROI e indique la fecha prevista de la primera operación intracomunitaria. Si ya está de alta en la actividad, será una declaración de modificación.
2. Espere la comprobación censal. La Agencia Tributaria no concede el alta de forma automática: verifica que la actividad es real. Es habitual que requiera contratos, presupuestos o correos que acrediten la operación prevista.
3. Compruebe que figura en VIES. Hasta que su NIF-IVA no aparezca validado en el censo VIES, no debe emitir facturas sin IVA. La AEAT advierte de que, si no ha resuelto en tres meses, la asignación del número puede entenderse denegada.
4. Valide también a su cliente. Antes de cada primera factura, consulte el NIF-IVA del destinatario en VIES y conserve la prueba de la consulta.

Servicios a empresas de la UE: la regla de localización y la inversión del sujeto pasivo

Para los servicios prestados a empresarios o profesionales, la regla general está en el artículo 69.Uno.1.º de la Ley 37/1992 del IVA: el servicio se entiende realizado donde radique la sede del destinatario, con independencia de dónde esté establecido el prestador y desde dónde lo preste.

Traducido: si usted es un diseñador de Alicante que factura a una sociedad establecida en Portugal, ese servicio no se localiza en España. No repercute IVA español. El impuesto lo declara el cliente en su país mediante la inversión del sujeto pasivo intracomunitario —el mecanismo del artículo 84.Uno.2.º LIVA—, por el que es sujeto pasivo el destinatario y no quien emite la factura.

En la práctica, esto exige cuidar la factura:

• NIF-IVA de las dos partes. El suyo con prefijo ES y el del cliente con el prefijo de su Estado, ambos validados en VIES.
• Sin cuota de IVA. La factura no lleva ni tipo ni cuota repercutida.
• Mención expresa. Debe hacerse constar que la operación queda sujeta a inversión del sujeto pasivo.
• Prueba de la condición del cliente. Guarde la consulta al VIES: es lo que acredita que trató con un empresario y no con un particular.
• Declaración en el 349. La operación se informa en la declaración recapitulativa, como veremos.

Cuidado con las reglas especiales del artículo 70 LIVA: algunos servicios, señaladamente los relacionados con bienes inmuebles, no siguen la regla general y se localizan donde está el inmueble. Si su trabajo tiene que ver con una finca situada en otro Estado miembro, no aplique el esquema anterior sin revisarlo.

Entregas intracomunitarias: los requisitos del artículo 25 LIVA

Cuando lo que sale de España son mercancías, el régimen es el de las entregas intracomunitarias exentas del artículo 25 de la Ley 37/1992. Tras la reforma introducida por el Real Decreto-ley 3/2020, en vigor desde el 1 de marzo de 2020, la exención exige que concurran tres elementos:

• Transporte efectivo a otro Estado miembro. Realizado por el vendedor, por el adquirente o por un tercero por cuenta de cualquiera de ellos.
• NIF-IVA del adquirente de otro Estado miembro. El comprador debe disponer de un número de identificación a efectos del IVA asignado por un Estado distinto de España y habérselo comunicado al vendedor.
• Inclusión en la declaración recapitulativa. El propio artículo 25 condiciona la aplicación de la exención a que el vendedor haya incluido la operación en el modelo 349.

Este último punto es el cambio de fondo de la reforma: presentar el 349 dejó de ser una obligación meramente formal cuyo incumplimiento se sancionaba aparte, y pasó a ser condición de la propia exención.

Modelo 349: quién lo presenta, con qué periodicidad y en qué plazo

El modelo 349 es la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, aprobada por la Orden EHA/769/2010, de 18 de marzo. Es una declaración informativa: no se paga nada con ella, pero es la que permite el cruce de información entre las administraciones tributarias europeas.

Debe presentarlo todo empresario o profesional que realice entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes o servicios, cualquiera que sea su régimen de tributación en el IVA. No se presenta en los períodos en los que no hubo operaciones.

La periodicidad depende del volumen. El umbral es de 50.000 euros, IVA excluido, referido al importe total de entregas de bienes y prestaciones de servicios que deban consignarse:

La mayoría de autónomos y pymes de Alicante y Elche que empiezan a facturar a clientes de la Unión Europea se mueven cómodamente en el tramo trimestral. El problema aparece cuando un solo pedido grande rompe el umbral a mitad de trimestre y nadie lo detecta hasta el cierre del ejercicio. En la provincia de Alicante lo vemos con frecuencia en calzado, marroquinería, juguete y servicios digitales, sectores muy expuestos al mercado europeo.

¿Y si el cliente es un particular? El umbral de 10.000 euros y la ventanilla única

Todo lo anterior presupone un cliente empresario. Cuando el destinatario es un consumidor final de otro Estado miembro, el esquema cambia por completo: no hay inversión del sujeto pasivo, no hay exención del artículo 25 y no se declara en el 349.

Desde el 1 de julio de 2021 rige un umbral único de 10.000 euros anuales para toda la Unión, que sustituyó a los antiguos umbrales nacionales de 35.000 y 100.000 euros. Ese umbral computa conjuntamente las ventas intracomunitarias a distancia de bienes y los servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión a particulares de toda la Comunidad.

Por debajo del umbral puede seguir aplicando el IVA español. Por encima, la operación tributa en el Estado miembro de destino, y ahí es donde entra la ventanilla única (OSS): en lugar de registrarse en cada país, puede declarar e ingresar el IVA de todos los Estados de destino mediante una única declaración presentada en España. Es una opción de simplificación, no una exención.

Si su actividad mezcla clientes empresa y clientes particulares, conviene revisar antes cómo está tributando en España. Es una revisión que hacemos a menudo con empresas exportadoras de la Comunitat Valenciana antes de abrir un canal de venta online al resto de Europa. Le puede interesar nuestro artículo sobre módulos o estimación directa y qué conviene a cada autónomo en 2026, y también el que dedicamos a las obligaciones de facturación electrónica entre empresas, que afectan igualmente a quien opera con el exterior.

Preguntas frecuentes

Este artículo contiene información general actualizada a la fecha de su publicación y no sustituye al asesoramiento fiscal individualizado. La normativa tributaria y los criterios administrativos cambian con frecuencia; antes de tomar cualquier decisión, contraste su caso concreto con un profesional.