Contratar al primer empleado: costes reales y bonificaciones

Llega un momento en que el negocio ya no cabe en una sola persona. Se acumulan los pedidos, se alargan las noches y usted empieza a rechazar trabajo. La solución parece obvia —contratar— pero casi siempre se frena en la misma pregunta: ¿cuánto me va a costar realmente? Y la respuesta honesta es que el coste de contratar al primer empleado nunca es el sueldo que aparece en el anuncio. Entre cotizaciones, pagas extra, vacaciones e indemnizaciones futuras, la cifra real puede ser más de un 30 % superior a la que tenía en la cabeza. Vamos a ponerle números.

El coste de contratar al primer empleado, partida por partida

El coste empresarial de un trabajador se compone de dos bloques: lo que percibe él y lo que usted ingresa en la Seguridad Social por tenerlo dado de alta. Este segundo bloque es el que sorprende a casi todo el mundo, porque no se ve en la nómina que firma el empleado.

Sobre la base de cotización del trabajador, la empresa aporta aproximadamente un 31 %–33 %, repartido en estos conceptos:

• Contingencias comunes: 23,60 %. Es, con diferencia, la partida más pesada.
• Desempleo: 5,50 % en contratos indefinidos (sube en la contratación temporal).
• FOGASA: 0,20 %.
• Formación profesional: 0,60 %.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): un porcentaje adicional que se reparte entre empresa y trabajador, con la mayor parte a cargo de la empresa.
• Accidentes de trabajo y enfermedad profesional: variable según la actividad de su empresa. Una oficina cotiza mucho menos que un taller o una obra.

Un ejemplo con el salario mínimo

El Real Decreto 126/2026 fijó el salario mínimo interprofesional de este año en 1.221 euros al mes en 14 pagas, con efectos retroactivos desde el 1 de enero. En cómputo anual son 17.094 euros brutos. Si sumamos la cotización empresarial, el coste anual para la empresa se sitúa en el entorno de los 22.500 euros, es decir, cerca de 1.880 euros mensuales reales por un trabajador al que le paga el mínimo.

Repare en el detalle de las 14 pagas: es el error de cálculo más frecuente cuando alguien contrata por primera vez. Muchos convenios establecen dos pagas extraordinarias, de modo que el cómputo anual no son doce mensualidades sino catorce. Si presupuestó doce, se ha dejado fuera casi un 17 % del gasto.

Los costes que no aparecen en la nómina

Además del salario y la cuota, hay partidas que conviene provisionar desde el primer mes para no llevarse sustos:

• Vacaciones y festivos retribuidos: treinta días naturales al año como mínimo, que se pagan sin que haya producción. Ya están dentro del salario anual, pero afectan a su capacidad real de servicio.
• Indemnización por fin de contrato: en los contratos temporales que la generan y, sobre todo, en la eventualidad de un despido. Provisionar el equivalente a unos días de salario por año trabajado le evitará descapitalizarse el día que haya que asumirlo.
• Prevención de riesgos laborales: es obligatoria desde el primer trabajador. Implica un servicio de prevención ajeno, la evaluación de riesgos, la formación del empleado y, según el puesto, el reconocimiento médico.
• Equipamiento y puesta en marcha: equipo informático, herramienta, ropa de trabajo, licencias de software o el coste de la propia formación inicial.
• Convenio colectivo aplicable: su sector puede fijar un salario superior al SMI, pluses de transporte, antigüedad o jornadas reducidas. El convenio manda sobre el mínimo legal siempre que lo mejore.

Bonificaciones: cómo rebajar la factura legalmente

Aquí está la buena noticia. El Real Decreto-ley 1/2023 reordenó todo el sistema de incentivos a la contratación y estableció bonificaciones fijas en la cuota empresarial —ya no porcentajes— para quien contrate de forma indefinida a personas de determinados colectivos. Las cuantías generales se mueven, según el perfil, en una horquilla aproximada de 110 a 275 euros mensuales, y en el caso de personas con discapacidad los importes son sensiblemente superiores. La duración habitual del incentivo es de tres años.

Entre los perfiles incentivados suelen encontrarse las personas desempleadas de larga duración, los jóvenes con baja cualificación, las víctimas de violencia de género, las personas en situación de exclusión social y quienes tienen reconocida una discapacidad. Antes de firmar nada, merece la pena comprobar si su candidato encaja en alguno de ellos: la diferencia en tres años puede superar los 8.000 euros.

Los requisitos que hacen perder la bonificación

• Incremento neto de empleo: la contratación debe suponer un aumento real de la plantilla indefinida respecto a la media del periodo anterior. No vale sustituir a alguien y pedir la bonificación.
• Mantenimiento durante tres años: si despide al trabajador bonificado de forma improcedente antes de ese plazo, deberá devolver los incentivos percibidos.
• Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social: una deuda pendiente puede dejarle fuera.
• Registro y comunicación correctos: el contrato debe comunicarse en plazo y con la clave adecuada. Un error de codificación es motivo habitual de pérdida del incentivo.

Conviene además revisar las ayudas autonómicas: la Generalitat Valenciana y LABORA convocan periódicamente subvenciones a la contratación indefinida que en muchos supuestos resultan compatibles con las bonificaciones estatales. Son convocatorias con plazo y con presupuesto limitado, de modo que la planificación importa tanto como el requisito.

Los trámites: qué hay que hacer antes del primer día

Si nunca ha tenido trabajadores, su empresa aún no existe como empleadora ante la Seguridad Social. El orden es este:

1. Inscripción como empresario y obtención del Código de Cuenta de Cotización (CCC) ante la Tesorería General de la Seguridad Social.
2. Elección de la mutua colaboradora para accidentes de trabajo y contingencias profesionales.
3. Alta del trabajador, que debe formalizarse antes del inicio efectivo de la prestación de servicios. Un alta fuera de plazo es una de las infracciones que la Inspección sanciona con mayor contundencia.
4. Firma y comunicación del contrato al SEPE dentro de los diez días hábiles siguientes.
5. Puesta en marcha del registro horario y del plan de prevención de riesgos laborales.

Conclusión: haga el número completo antes de decidir

La recomendación práctica es sencilla y le ahorrará disgustos: antes de publicar la oferta, calcule el coste anual total —salario según convenio por 14 pagas, más un 32 % de cotización, más prevención, equipamiento y una provisión para indemnización— y divídalo entre doce. Ese número, y no el sueldo bruto, es el que debe caber en su cuenta de resultados todos los meses, también en los flojos.

Y hágalo antes de comprometerse. Elegir bien la modalidad de contrato, comprobar si el candidato da derecho a bonificación y encajar la contratación en su planificación de empresa puede suponer varios miles de euros de diferencia en el primer trienio. Si además revisa el impacto de ese nuevo gasto en su tributación, la contratación deja de ser un salto al vacío y pasa a ser lo que debe ser: una inversión con números encima de la mesa.

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